Enquête : quelles sont les attentes des utilisateurs de Microsoft 365 sur la formation ?Temps de lecture : 6 minutes

Forts de plus de 15 ans d’expérience dans l’accompagnement des entreprises sur leurs outils digitaux, Mandarine Academy a formé plus d’1 million d’utilisateurs aux applications Microsoft 365.

Depuis les débuts de cette aventure, les outils, les utilisateurs et leurs attentes ont tous bien changé. En 2024, quelles sont les attentes sur la formation à ces applications performantes mais parfois complexes ?

Afin de toujours améliorer les solutions que nous proposons, guider nos clients dans les plans de formation qu’ils offrent à leurs collaborateurs et mieux comprendre les enjeux actuels, nous avons mené l’enquête auprès des utilisateurs de notre plateforme DiLeaP 365, qui héberge en plus de 4 autres catalogues sur étagère un catalogue de formation Microsoft 365 mis à jour en continu.

Découvrir les autres catalogues 

Les outils Microsoft 365, un environnement riche

De la boîte Outlook et son calendrier à Teams, en passant par Word et SharePoint, jusqu’aux moins connus comme Loop et PowerApps ou encore les petits nouveaux comme Copilot… Les outils Microsoft 365 forment un environnement riche afin de répondre à tous les besoins d’usages.

Ils permettent de créer, collaborer, communiquer, analyser : un ensemble de fonctionnalités essentielles notamment pour les professionnels.

Dans tous les domaines et dans la plupart des métiers, les outils de Microsoft s’avèrent incontournables. Le plus courant étant la nécessité d’une boîte mail pour communiquer au sein des organisations avec l’ensemble de leurs collaborateurs ou agents, même ceux dont les tâches quotidiennes ne nécessitent pas l’usage du numérique.

Cette complexité est un atout de la suite d’outils, mais peut aussi créer de la confusion chez les utilisateurs, faisant de la formation une nécessité.

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La productivité, une priorité des utilisateurs

Notre enquête révèle un intérêt particulier pour les outils de productivité, tels que PowerPoint, Excel ou encore Word. Il s’agit des outils les mieux maîtrisés, mais aussi les plus convoités par les utilisateurs.

En effet, les répondants à l’enquête se jugent les plus performants sur ces outils. Mais c’est également sur ces outils qu’ils souhaiteraient atteindre le plus haut niveau de maîtrise. Sur une échelle de 0 à 5, alors qu’ils déclarent en moyenne vouloir atteindre une maîtrise de 3,88/5 des outils tels que Power BI ou PowerApps, les utilisateurs aimeraient atteindre un niveau de 4,54/5 en ce qui concerne les outils de productivité.

Malgré une bonne maîtrise moyenne des outils de productivité, la formation à ces derniers reste essentielle, car les utilisateurs sont demandeurs et souhaitent encore progresser.

Découvrir le détail dans le rapport de notre enquête – Obtenir le rapport complet

De la même manière, le moindre intérêt montré pour les outils d’analyse ne dispense pas de proposer de la formation sur leur utilisation. En effet, il s’agit d’un effet contextuel : ces outils ne sont pas essentiels au travail quotidien de nombreux professionnels, qui n’effectuent pas de tâches d’analyse complexes dans le cadre de leur métier. Mais pour ceux qui les utilisent, il est nécessaire d’avoir toutes les clés en main pour être efficace.

Les outils de collaboration, incontournables dans la formation !

Bien que les outils de collaboration soient globalement bien maîtrisés et n’arrivent pas en première position dans le niveau de maîtrise visé par les utilisateurs, ils nécessitent la plus grande attention.

En effet, entre les trois grandes catégories d’outils (productifs, d’analyse, collaboratifs), ils présentent le plus grand écart entre la maîtrise actuelle et la maîtrise souhaitée. Cela signifie que c’est sur les outils tels que Teams, Sharepoint, Loop, Viva ou encore Copilot que les utilisateurs ont le plus besoin de progresser.

Pour le bon déroulement des opérations quotidiennes, il est en effet nécessaire de s’assurer que chacun sait comment communiquer, partager des documents ou travailler ensemble dans un même fichier.

Cependant, les outils analytiques étant complexes dans leur utilisation et moins connus que les autres, ils présentent eux aussi un écart significatif entre la maîtrise réelle et la maîtrise visée par les utilisateurs. On pourrait conclure simplement : les trois catégories d’outils nécessitent de la formation, chacune pour ses raisons !

Découvrir le détail de l’enquête !

Comment répondre aux attentes des utilisateurs ?

Si votre organisation utilise les outils Microsoft 365, il est nécessaire d’être conscient des attentes de vos collaborateurs sur la formation à ces outils. Pour être performants, rester productifs et atteindre leurs objectifs, ils ont besoin de développer les compétences nécessaires à une bonne prise en main des outils.

Une bonne maîtrise des outils permet aussi de limiter les frustrations et le stress liés à l’usage du numérique. En effet les outils informatiques et digitaux peuvent générer des expériences négatives lorsque leur usage est rendu complexe par un manque de connaissances.

Pour répondre aux attentes en formation, il est essentiel de suivre plusieurs étapes :

• Prendre en compte les tendances générales (découvrir les résultats de l’enquête)
• Questionner les collaborateurs sur leurs besoins spécifiques : chaque entreprise, équipe et chaque personne rencontre des problématiques propres
• Faire appel à un accompagnement pour mettre en place le projet de formation si les compétences ne sont pas trouvables en interne
• Déployer la formation en guidant les apprenants vers les bons contenus

La formation avec Mandarine Academy, c’est…

• Un catalogue riche de contenus pour répondre à toutes les attentes, intégrables à votre LMS existant ou l’une de nos solutions LMS dédiées – Télécharger le catalogue
• Une plateforme qui permet d’activer ou désactiver des contenus afin d’orienter les apprenants vers les ressources qui les concernent
• Des formateurs experts qui accompagnent en direct les apprenants par le biais de formations en visioconférence
• Du conseil lors de la mise en place du projet et de la plateforme

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