L’adoption d’Office 365 : rêve vs réalitéTemps de lecture : 5 minutes

Lorsqu’il s’agit de logiciels d’entreprise, il y a souvent un fossé entre le scénario d’utilisation idéal des logiciels et la réalité que vous vivez lorsque vous les utilisez. Microsoft Office 365 fournit une large gamme d’outils, tout en promettant une communication et une collaboration  « à tout moment et en tout lieu » . Cependant, même si la suite d’outils incluse dans Office 365 est extrêmement performante, de nombreuses organisations luttent encore pour que leurs employés puissent en faire bon usage. Le vrai challenge lors de la mise en place de nouvelles solutions informatiques, c’est l’adoption des outils par leurs utilisateurs.

Rêve vs Réalité

Selon l’analyste Forrester, la solution Microsoft Office 365 peut vous donner un ROI de 162 % en 3 ans. Lorsqu’une organisation utilise pleinement Office 365, elle en retire d’énormes bénéfices ce qui lui permet d’économiser des sommes d’argent considérables tout en augmentant la productivité de ses employés. Cependant, les réalités de l’utilisation d’Office 365 peuvent souvent être quelque peu décevantes.

Une étude réalisée en 2016 par Skyhigh Networks, une société de conseil en sécurité dans le Cloud, a révélé que l’utilisation de nombreuses applications Office 365 est nettement inférieure à ce qui serait nécessaire pour atteindre les niveaux de retour sur investissement annoncés par Forrester. Par exemple, dans les entreprises de plus de 100 employés, seuls 18,6 % du personnel utilisent régulièrement OneDrive, 10,1 % utilisent Skype, et seulement 1,2 % utilisent activement Yammer.

Comme c’est le cas pour de nombreuses technologies d’entreprise, il semble y avoir un fossé entre ce qui est possible et ce qui se passe réellement. Pour illustrer ce problème, nous avons imaginé un scénario « idéal » pour le déploiement de la solution Microsoft Office 365.

Le rêve 

Une fois les données migrées vers le cloud, vos employés deviennent immédiatement plus productifs, efficaces et collaboratifs, et les taux d’engagement du personnel explosent. Office 365 permet soudainement aux employés de communiquer et collaborer facilement. Teams permet des interactions et une collaboration rapides et efficaces. Le matin, Delve devient la priorité de tout le monde et fait apparaître un contenu intéressant et pertinent dans l’ensemble de l’entreprise. Office 365 Video devient un outil puissant pour communiquer l’actualité de l’entreprise.

En quelques semaines, le personnel teste spontanément de nouveaux outils d’Office 365, en mettant en place ses propres projets dans Microsoft Teams et en utilisant Office 365 Groups pour collaborer. De plus, les versions mobiles d’Office 365 permettent au personnel de se connecter où qu’il se trouve, ce qui accélère les flux de travail et permet aux employés de travailler de manière plus flexible et productive. Une expérience optimale pour l’ensemble des utilisateurs, facilitant le travail dans tous les services de l’entreprise. La nouvelle solution permet à chaque équipe d’utiliser les outils correspondant à ses besoins.

Cette vision d’Office 365 est possible. Malheureusement, pour la plupart des organisations cet investissement n’a pas toujours lieu…

La réalité

La majorité des utilisateurs se connectent uniquement à Office 365 pour faire 3 choses qu’ils avaient l’habitude de faire avec les logiciels qu’ils utilisaient précédemment : consulter leurs emails dans Outlook, consulter leur calendrier et télécharger des documents vers SharePoint. Un ou deux employés vont plus loin et installent Office 365 sur leur smartphone et certains utilisent la version en ligne pour travailler à domicile. Cependant, la grande majorité des outils d’Office 365 proposés dans le portail sont sous-utilisés, voire complètement oubliés.

Est-ce vraiment un problème ? Il y a toujours eu un décalage entre les premiers utilisateurs des nouvelles technologies et la majorité des utilisateurs des entreprises. Bien que certains des chiffres mentionnés ci-dessus puissent être décourageants, il faut souvent du temps pour que le personnel commence à utiliser l’ensemble de la suite Office 365. Cependant, Office 365 est déployé en tant que service d’abonnement. En effet, les organisations paient des frais mensuels pour utiliser cette technologie, il peut donc être frustrant (sans parler du coût) de constater que le personnel n’utilise tout simplement pas une grande partie de ce que vous payez. De plus, si le personnel n’utilise pas pleinement Office 365, vous manquez les avantages promis. Certaines organisations constatent réellement une augmentation significative de la productivité et d’autres avantages majeurs lorsqu’elles migrent vers le Cloud.

Quels freins à l’adoption des outils ?

Alors, pourquoi les employés n’utilisent-ils pas Office 365 ? Ceux qui ne comprennent pas la nouvelle technologie ou ne comprennent pas pourquoi elle est imposée ont tendance à la rejeter. De nombreux employés utilisent les mêmes outils depuis des années et ont leurs propres habitudes. L’introduction de nouveaux logiciels peut bouleverser ces habitudes établies de longue date.

Les organisations n’incitent pas forcément les utilisateurs à changer et la façon dont la technologie est déployée laisse souvent à désirer. Des plans trop complexes et détaillés entraînent une confusion, l’information sur le nouvel outil n’est pas diffusée correctement ou la technologie est simplement  « balancée » au personnel sans explications. Tout cela entraîne alors une résistance au changement de la part des salariés.

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