L’EPT Grand Paris Grand Est forme ses agents aux outils collaboratifs
Créé en 2016, Grand Paris Grand Est est un établissement public territorial (EPT) qui regroupe 14 communes du département de la Seine-Saint-Denis. L’EPT œuvre au respect des espaces naturels et des identités locales de ses 399 809 habitants. Ses 80 conseillers territoriaux orientent et pilotent l’action du territoire, et ses 225 agents assurent au quotidien des missions de service public de proximité.
Faire le grand saut dans le digital : le projet de Grand Paris Grand Est pour ses agents
Les agents de l’EPT avaient déjà un pied dans le numérique, avec du télétravail en place pour 100 d’entre eux avant même la crise COVID. Les outils Office bureautiques de Microsoft étaient utilisés, mais sans Office 365, le système qui lie entre eux l’ensemble des outils. Ils avaient donc besoin d’approfondir leur connaissance des aspects collaboratifs.
L’EPT a alors déployé Office 365, et ouvert des canaux Teams dans certains services. D’autres projets en interne autour du digital comme une sensibilisation à l’hameçonnage et à la RGPD étaient déjà en place.
Mais pour optimiser les usages, les agents avaient besoin d’aller plus loin. Leurs usages des outils sont diverses : l’EPT emploie à la fois des cadres, des agents techniques, et des agents administratifs.
Grand Paris Grand Est avait alors pour enjeu de faire comprendre l’arrivée des nouveaux outils collaboratifs et encourager leur utilisation. En effet, le but était de faire baisser la quantité de mails envoyés en utilisant Teams, encourager la coédition, former au partage de documents et à la GED, ainsi qu’à Sharepoint et Forms. Tout un programme !
4 jours de formations en présentiel et des sessions à distance pour accompagner au mieux les utilisateurs
Pour lancer la formation et accompagner les utilisateurs sur leurs nouveaux outils, nous avons mis en place des sessions de formation en direct dédiées sur des sujets précis.
Sur les territoires principaux, les agents ont été accompagnés par nos formateurs pendant 4 jours de formation en présentiel. L’objectif de ces sessions sur site était de rassurer les agents peu habitués au distanciel et renforcer la formation. Répartis sur 14 communes, certains se sont déplacés pour pouvoir en bénéficier. Pour les autres, et pour poursuivre l’accompagnement, 21 formations ont eu lieu à distance.
Les sujets abordés lors de ces sessions particulières ont été choisis dans le meilleur intérêt des agents. D’abord, ils ont pu suivre une formation découverte de l’outil Teams. Au moment de la mise en place de ce projet, c’était alors la sortie des restrictions sanitaires de la crise COVID. Teams avait alors été mis en place en force et en urgence, comme dans beaucoup d’organisations. Il était essentiel de former pour assurer une prise en main optimale.
Puis, suite à un sondage réalisé auprès des utilisateurs, la formation sur Planner et Forms était très demandée. C’est donc sur ce thème qu’a porté la deuxième étape de l’accompagnement. Ce qui compte, c’est de former les utilisateurs sur ce dont ils ont vraiment besoin !
L’apprentissage en ligne et en autonomie pour continuer la formation
Les agents de Grand Paris Grand Est ont eu accès à l’ensemble des contenus sur les outils Microsoft 365 conçus par nos équipes par le biais de leur propre plateforme de formation.
La plateforme conçue à partir de notre propre outil est entièrement gérée entre nos équipes et le client. Les utilisateurs peuvent consulter des contenus de formation à tout moment ou s’inscrire à des formations en visioconférence pour avoir l’assistance d’un formateur et pouvoir poser des questions. Avec 820 vidéos consultées et 154 inscriptions aux visioconférences, les agents ont bénéficié d’une progression logique dans l’adoption des outils, spécifique à leurs besoins.
Pour les équipes responsables du projet en interne, la plateforme a simplifié la gestion des formations.
Ainsi, les utilisateurs ont pu continuer de se former à l’issue des sessions dédiées pour approfondir encore un outil ou en découvrir de nouveaux. La liberté et la flexibilité permises par la plateforme de formation sont des qualités essentielles d’une formation satisfaisante pour les apprenants !
Notre accompagnement s’adapte à vos besoins : nombre de personnes à former, sujets, niveau de connaissance des utilisateurs, langues parlées par les collaborateurs…
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