En 2019, le projet avec le Conseil Départemental des Hauts-de-Seine commence au sein de la DSI. La problématique : dans l’ensemble des pôles du département, accompagner les agents lors de la mise en place d’un nouvel outil de dématérialisation du courrier.
Un outil de GEC avait déjà été mis en place, mais n’avait pas été déployé auprès de l’ensemble des services. Pour assurer la réussite du projet avec le nouvel outil, la chef de projet est consciente que l’accompagnement des utilisateurs est essentiel.
Suite à son expérience professionnelle précédente, elle sait qu’accompagner un grand nombre d’utilisateurs nécessite de trouver une solution adaptée. Cette dernière passe aussi par la constitution d’une équipe projet.
C’est à ce moment que Mandarine Academy entre en jeu. La solution apportée : des sessions de formation et une plateforme en ligne, construite avec notre outil DiLeaP, alimentée de contenus d’apprentissage conçus par nos équipes.
Formé à la prise en main de l’outil par la chef de projet du pôle, un formateur de chez Mandarine Academy assure d’abord des sessions de formation pour les utilisateurs en présentiel.
💡 C’est l’une des particularités de ce projet : nos formateurs ont eu l’opportunité de monter en compétences sur l’outil, avant de retransmettre les connaissances aux apprenants. Un véritable échange avec les responsables du projet en interne chez le client.
Au début du projet, les 700 agents avaient besoin d’une initiation à la dématérialisation du courrier. Après réflexion, les sessions en présentiel étaient nécessaires pour rassurer et accompagner ces apprenants.
À la fin de chaque session, un compte rendu du formateur est adressé à l’équipe. Il transmet les suggestions et les questions des utilisateurs. Ainsi la formation bénéficie aux utilisateurs, et aussi aux responsables du projet. Elle est un outil et un atout pour tout projet d’adoption de nouveaux outils !
Aude Poilleux, Chef de projet PRHSI/DSI/IUSSI
Pour permettre aux utilisateurs de se former lorsqu’ils en ont besoin, Mandarine Academy a mis en place une plateforme de formation en ligne, conçue pour le client à partir de notre outil DiLeaP.
Le portail de formation accueille au départ un nombre limité de contenus : une fiche, une vidéo et un quiz. Ils sont réalisés en collaboration avec l’équipe interne du département et l’équipe conception et formation de Mandarine Academy. Puis de nouveaux tutoriels sont ajoutés, et la plateforme est alimentée selon les besoins afin d’expliquer aux utilisateurs toutes les fonctionnalités de l’outil.
Les tutoriels sont réalisés par l’équipe conception de Mandarine Academy, avec les explications et informations transmises par l’équipe responsable du projet. Un véritable travail de collaboration, entre ceux qui connaissent le mieux les outils, et ceux qui sont experts dans la transmission des savoirs, pour apporter le meilleur aux utilisateurs.
En 2021, la crise Covid contraint l’organisation à supprimer activités de formation en présentiel. Les fonctionnalités de la plateforme permettent à l’équipe d’organiser des sessions en webconférence afin de reprendre la formation malgré les restrictions sanitaires. L’interface permet de prévoir les ressources nécessaires pour assurer la formation : en fonction du nombre d’inscrits, ils peuvent anticiper le nombre de formateurs à mobiliser.
Puis, DiLeaP évolue avec de nouvelles fonctionnalités : les cours séquencés et par niveau arrivent sur l’outil. Sur sa plateforme, le Conseil Départemental des Hauts-de-Seine utilise cette nouvelle fonctionnalité pour développer un nouveau module, afin de guider les utilisateurs sur le pilotage des courriers (indicateurs de suivi et visuels). Cette structure de cours permet d’orienter les apprenants dans un parcours d’apprentissage fluide, pour toujours favoriser la compréhension de leurs outils.
Aujourd’hui, le Conseil Départemental des Hauts-de-Seine utilise son portail de formation en autonomie, avec le support de nos équipes en cas de besoin. La plateforme permet d’héberger et distribuer les contenus de formation de façon simple, pour gagner du temps tout en proposant un accompagnement de qualité.
De nouveaux services font appel à l’équipe conception de Mandarine Academy pour créer des tutoriels sur divers sujets – par exemple, des vidéos de présentation des outils et leur lien avec les autres outils, pour une compréhension globale des applications mises à disposition des agents.
Ces contenus sont diffusés sur l’intranet, mais aussi intégrés à des newsletters afin d’informer régulièrement les agents. Quant aux contenus de formation aux outils de dématérialisation présents sur le portail, ils sont actualisés lorsque les outils évoluent, afin de former continuellement les agents, ce qui leur permet de rester à jour et performants dans leurs missions.
De sa collaboration avec Mandarine Academy, le client apprécie la présence, la réactivité et l’accompagnement par nos équipes. En effet, la coopération et l’échange humain sont pour nous la clé d’une solution réellement adaptée aux besoins d’un projet !
Dès le démarrage du projet, Mandarine Academy a intégré les équipes du Conseil Départemental des Hauts-de-Seine afin de co-construire un dispositif souple, adapté à la diversité des métiers et des réalités terrain des agents. Forte de son expérience dans l’accompagnement de projets à grande échelle, Mandarine a su proposer une solution évolutive, capable de répondre aux contraintes opérationnelles des différents services.
Au-delà de la mise en place technique de la plateforme Mandarine Learn, l’accompagnement s’est appuyé sur un pilotage agile : ajustement régulier des parcours, création collaborative de contenus, analyse des usages, remontée des besoins et soutien actif auprès des équipes projet. Objectif partagé : faire de la formation un levier d’adhésion et de montée en compétences, en transformant la conduite du changement en un projet humain, pédagogique et durable.
