Dans un précédent article de blog, nous vous parlions des quatre facteurs clés du succès pour réussir l’adoption d’Office 365 au sein de votre organisation. Dans la première partie, nous avons détaillé un premier facteur : choisir les bons acteurs. Si vous souhaitez lire cette première partie, c’est par ici.
Dans ce nouvel article, nous allons aborder un second facteur clé du succès : la communication.
Sensibiliser vos utilisateurs
Il est important de planifier les communications avant, pendant et après le déploiement d’Office 365 afin de garder vos salariés enthousiastes et engagés. Il faudra créer une prise de conscience sur l’utilité des outils par le biais d’un mélange d’emails, d’affiches, de jeux concours et d’événements que vous pouvez adapter en fonction de la culture de votre entreprise. La sensibilisation de l’ensemble de votre organisation vous aidera à obtenir l’adhésion de vos collaborateurs et à favoriser l’adoption d’Office 365 sur le long terme.
Élaborez votre plan de communication
Utilisez une stratégie de communication pour susciter la sensibilisation et l’enthousiasme. Avant même que le service ne devienne disponible, vous voulez que vos employés soient enthousiastes à l’idée de l’arrivée des nouveaux outils, puis qu’ils restent intéressés par toutes les nouvelles fonctionnalités après le lancement des applications.
Voici quelques points à retenir lorsque vous établirez votre plan de communication :
- Assurez-vous de tenir compte de vos utilisateurs lors de l’élaboration des messages. La question des utilisateurs est très fréquemment « Qu’est-ce que j’y gagne ? », alors essayez de répondre à cette question dans vos communications.
- Choisissez plusieurs outils de communication : emails, affiches, événements à thèmes, etc. Planifiez-les tout au long de votre projet.
- Pensez à organiser des événements où les utilisateurs peuvent tester les outils et poser des questions.
- Adaptez vos activités de sensibilisation et de communication à votre entreprise et à votre culture d’entreprise.
- Pensez à faire partir les premières communications de la part de personnes influentes dans l’entreprise (PDG, managers, ambassadeurs, etc.). Cela donnera le coup d’envoi du projet et contribuera grandement à valider son importance.
Nous avons rassemblé quelques idées de communication pour vous aider à créer un lancement efficace d’Office 365 :
- Impliquez l’équipe en charge du changement et vos acteurs (ambassadeurs, champions, direction, managers) et faites en sorte qu’ils diffusent les bons messages (t-shirt aux couleurs d’Office 365, distributions de goodies Office 365, etc).
- Créez des bannières, affiches et dépliants qui seront affichés dans tous les bureaux.
- Proposez des ateliers de démonstration des outils.
- Organisez des ateliers en ligne pour les membres de vos équipes à distance.
Organiser des événements de lancement
Assurez-vous d’inclure un événement de lancement dans votre plan de communication pour marquer le lancement de votre projet Office 365. Voici quelques éléments pour bien choisir votre événement de lancement :
- Gardez bien en tête vos objectifs d’utilisation d’Office 365 et demandez-vous comment votre événement de lancement peut répondre à ces objectifs et servir aux différents services de votre entreprise.
- Tenez compte de la culture de votre entreprise : quels types d’activités trouveront un écho auprès de vos employés ?
- Tenez compte de votre temps et de vos ressources : pouvez-vous combiner différentes activités pour planifier quelque chose qui correspond à vos besoins et à vos horaires ?
- Tenez compte des événements existants dans votre entreprise : existe-t-il un événement d’entreprise à venir proche du déploiement d’Office 365 qui pourrait intégrer votre lancement ?
Encourager l’engagement continu
Vous pouvez contribuer à accroître l’adoption d’Office 365 au fil du temps grâce à des activités de sensibilisation et de communication. Par exemple :
- Créez un canal Teams pour continuer la conversation sur les meilleures pratiques et les nouvelles fonctionnalités.
- Partagez vos réussites sur la façon dont vos utilisateurs utilisent Office 365.
- Organisez périodiquement d’autres activités d’engagement, comme des assemblées ou des dîners, et suscitez l’engagement de vos utilisateurs finaux.
- Mettez vos salariés au défi et organisez des concours pour célébrer les meilleures façons dont ils ont utilisé Office 365 pour travailler différemment.
La transformation des pratiques de travail entraîne d’importants changements pour les personnes impactées. Une bonne communication permet de leur montrer que vous prenez en compte leur expérience, leurs besoins et leurs préoccupations. Ainsi, elle réduit les risques de résistance au changement et favorise une implication dans le projet de l’ensemble des collaborateurs.
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