Quelles actions pour une adoption des outils Office 365 réussie ?

La récurrence est certainement un des plus gros défis lorsque l’on parle d’adoption des utilisateurs.
En effet, lorsque vous décidez de changer d’outils bureautiques, vous optez certainement pour des outils qui aideront l’adoption des utilisateurs, comme des tutoriels vidéo, des aide-mémoires ou des formations. Vous planifiez comment les outils seront utilisés et comment les implémenter au sein de l’entreprise.

L’achat d’outils de formation : une bonne solution ?

Prenons un exemple : si vous souhaitez faire adopter les outils Microsoft Office 365 à vos collaborateurs, vous allez acheter des formations dédiées à Office 365. Communément, les formations pour des outils semblables à Office 365 incluent :

• Des vidéos expliquant des fonctionnalités : très souvent de courte durée (entre 30 secondes et 5 minutes), par exemple, comment se connecter à Office 365, comment partager un document, comment co-éditer un document, etc.
• Des vidéos expliquant un concept : par exemple, des vidéos sur comment utiliser les applications comme Sharepoint d’Office 365 dans différentes situations du quotidien
• Un portail de formation permettant d’accéder à l’ensemble des ressources rapidement et facilement.

Bien sûr, les acheter et ne rien en faire de plus n’apporte rien. Après l’achat d’outils de formation, il faudra faire en sorte que les utilisateurs s’en servent. À vrai dire, vous devrez probablement créer un plan d’adoption qui justifiera l’achat de ces outils de formation auprès de vos utilisateurs finaux.

Sensibilisation et pertinence

Sensibiliser aux usages

Pour convaincre les utilisateurs d’utiliser Office 365, il faut les sensibiliser et faire connaître le produit dans l’entreprise. Que ce soit par affichage dans les locaux ou par newsletter, par exemple, il est important de faire passer les bons messages. Expliquer les raisons de ce changement d’outils, les bénéfices qu’ils apporteront, informer des dates importantes (migration, début des formations), pourquoi la formation et pourquoi ce format.

Nous parlions de récurrence au début de cette article, c’est à ce moment qu’elle est la plus importante ! En effet, les utilisateurs seront certainement résistants au début et penseront que ce n’est pas pour eux. Mais c’est à force de répétition qu’ils changeront d’avis. Par exemple, ils penseront peut-être que les vidéos sur OneNote ne leur serviront à rien… jusqu’au moment où vous en parlerez à dans une newsletter, ou lors d’une réunion qui leur expliquera l’intérêt du produit au quotidien. Ils commenceront ainsi à s’y intéresser et peut-être même à l’utiliser.

Des usages pertinents

Un autre élément clé pour s’assurer que la solution que vous achetez soit utilisée est qu’elle doit être pertinente pour les utilisateurs. Chaque profil doit pouvoir s’y retrouver. Sauf si vous êtes une start-up, votre entreprise est composée de services différents qui n’ont pas les mêmes besoins. Cela signifie qu’il faudra segmenter votre population d’utilisateurs en personas. Une persona représente un groupe d’utilisateurs ayant des besoins et des manières de travailler similaires.

Par exemple, un chef de projet devra créer des rendez-vous et suivre des tâches sur Outlook et Planner. Un manager devra relayer des informations à ses collaborateurs en passant par Teams. Cela aidera à comprendre quel métier a besoin de quels outils, et de donner accès aux bons outils à chaque persona. Vous évitez ainsi de donner accès à des outils inutiles qui perturberont vos utilisateurs. Il en sera de même pour l’apprentissage : en ciblant les bons outils, la formation ne pourra être que bénéfique et bien perçue. Elle répondra exactement aux besoins métier de chaque utilisateur.

Quels outils pour une adoption réussie ?

Une fois que vous avez identifié les personas au sein de votre entreprise, vous pouvez alors mettre en place des actions pour favoriser l’adoption, notamment en ciblant chaque persona avec la bonne communication.

• Les emails : vous pouvez utiliser les emails pour communiquer sur un sujet précis. Cela vous permettra en plus de suivre les ouvertures et les clics. En ciblant l’audience de vos emails avec le bon message personnalisé, vous pouvez facilement atteindre les 20% d’ouverture. N’oubliez pas d’inclure des liens, des images ou des témoignages pour rendre les newsletters attractives.
• Les supports imprimés : affiches, flyers oubrochures, créer des contenus spécifiques et les distribuer aux bonnes personnes servira de rappel permanent. Par exemple, créez un flyer qui sera distribué aux chefs de projets comportant un rappel de la plateforme, où la trouver et ce qu’elle propose, en ciblant les outils utiles.
• Les supports numériques : faites tourner une vidéo expliquant la plateforme est un très bon moyen de rappeler qu’elle est accessible.
• Les évènements en direct : qu’il s’agisse de webinars ou de courtes réunions autour d’un repas, vous pouvez avec ce format cibler des personas en les invitant pour leur expliquer le but de la formation et en leur laissant la parole en cas de questions.
• Les champions du changement : identifiez les utilisateurs qui seront vos champions, c’est-à-dire les personnes qui adopteront rapidement les outils, celles qui seront le plus à même d’influencer les autres collaborateurs sur les avantages à suivre le parcours.
• La personnalisation : personnaliser la plateforme est une étape indispensable afin de permettre aux utilisateurs d’avoir accès à une expérience unique en fonction de leurs besoins. Cette personnalisation peut se faire tant au niveau graphique qu’au niveau des contenus.

Pour résumer…

Lorsque vous achetez des supports pour faciliter l’adoption des utilisateurs, la formation est indispensable. Mais vous aurez besoin de planifier la manière dont vos utilisateurs finaux utiliseront les contenus.

La meilleure façon de le faire est de s’assurer que la formation correspond à leurs besoins. Pour permettre cela, il faudra réfléchir aux habitudes de chaque métier et au travail quotidien. C’est en identifiant les personas et en analysant leurs besoins que les efforts de communication donneront des résultats. Soyez sûr d’analyser le comportement de vos utilisateurs pour savoir si vos campagnes et votre ciblage sont efficaces.

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