Région Guadeloupe : accompagner l'adoption de Microsoft 365 à distance

Les étapes du projet de la région Guadeloupe :

Des formations Microsoft 365 adaptées aux agents
Un accompagnement à distance adapté au territoire
Une montée en compétences progressive sur Microsoft 365
Faire de la distance un levier de formation
L’accompagnement de Mandarine Academy

La Région Guadeloupe accompagne de nombreuses politiques publiques sur un territoire réparti entre plusieurs îles. Ses agents travaillent donc dans des contextes et des environnements très différents.

Dans le cadre de la modernisation de son environnement numérique, la collectivité a engagé une migration vers Microsoft 365. L’objectif était d’accompagner 700 agents dans la prise en main des nouveaux outils collaboratifs.

Cependant, plusieurs enjeux devaient être pris en compte :

former des agents répartis sur plusieurs sites et territoires ;
répondre à des niveaux de maturité numérique différents ;
limiter les contraintes liées aux déplacements ;
accompagner le changement sans perturber la continuité du service public ;
favoriser une adoption durable de Microsoft 365.

Des formations Microsoft 365 adaptées aux agents

Pour répondre à ces besoins, Mandarine Academy a construit un dispositif de formation adapté aux contraintes de la collectivité.

Les agents disposent d’un accès centralisé aux ressources de formation depuis Mandarine LMS. Les contenus permettent notamment de développer les usages autour de Teams, SharePoint, OneDrive et Outlook.

Les parcours sont adaptés aux différents profils et niveaux de maîtrise. Ainsi, chaque agent peut accéder à des ressources utiles à son quotidien professionnel, sans suivre un programme trop large ou éloigné de ses besoins.

Cette approche permet d’éviter une formation identique pour tous. Elle favorise également une montée en compétences plus progressive et plus accessible.

La plateforme apporte aussi un cadre commun à l’ensemble du dispositif. Les ressources sont réunies au même endroit, ce qui facilite l’accès aux contenus et limite la dispersion des supports de formation.

Pour la collectivité, cette centralisation permet de proposer un environnement cohérent malgré la diversité des profils et des lieux de travail. Elle facilite aussi le déploiement de nouveaux contenus au fil des besoins.

Un accompagnement à distance adapté au territoire

La dispersion géographique représentait un enjeu majeur pour le projet. Organiser uniquement des formations en présentiel aurait multiplié les déplacements et limité l’accès aux sessions.

Le dispositif a donc été pensé pour permettre une formation à distance accessible depuis les différents sites de la Région.

Des webinars animés par les formateurs Mandarine complètent les ressources disponibles sur la plateforme. Ils permettent de conserver une dimension humaine et d’accompagner les agents dans la découverte des nouveaux usages.

Cette organisation facilite l’accès à la formation tout en respectant les contraintes professionnelles des équipes. Elle évite également de concentrer l’apprentissage sur quelques journées de formation difficiles à organiser.

Les agents peuvent ainsi alterner entre temps d’apprentissage autonomes et sessions animées à distance. Ce fonctionnement combine la souplesse du digital avec l’échange direct avec un formateur.

Pour une collectivité répartie sur plusieurs territoires, cette approche permet d’harmoniser l’accompagnement. Chaque agent peut bénéficier du même niveau d’accès aux ressources, quel que soit son lieu de travail.

Une montée en compétences progressive sur Microsoft 365

L’accompagnement ne s’est pas limité au lancement des nouveaux outils. Il a été construit pour inscrire les usages dans la durée.

Des actions de sensibilisation ont d’abord permis de présenter les bénéfices de Microsoft 365 et de préparer les équipes au changement.

Les agents ont ensuite pu développer progressivement leurs compétences grâce aux parcours disponibles sur la plateforme. Les contenus sont directement liés aux usages professionnels : organiser une réunion, partager un document ou mieux gérer ses échanges.

Cette progression évite de demander aux agents de maîtriser tous les outils immédiatement. Elle permet de partir des usages les plus utiles, puis d’élargir les compétences selon les besoins.

Le dispositif joue ainsi un rôle au-delà de la formation technique. Il accompagne l’évolution des pratiques de travail et aide les équipes à mieux comprendre la valeur des nouveaux outils collaboratifs.

Les principaux bénéfices du dispositif sont :

700 agents accompagnés dans leur transition numérique ;
un accès à la formation depuis les différents territoires ;
des parcours adaptés aux profils et aux niveaux des agents ;
un accès centralisé aux contenus Microsoft 365 ;
une démarche pensée pour favoriser l’adoption des outils collaboratifs dans la durée.

Faire de la distance un levier de formation

Le projet de la Région Guadeloupe montre qu’un déploiement numérique peut être adapté aux contraintes d’un territoire dispersé.

Grâce à la formation à distance et à des parcours accessibles depuis une plateforme unique, les agents peuvent progresser sans dépendre d’un lieu de formation physique.

Cette approche facilite également l’autonomie. Chaque collaborateur peut retrouver les contenus dont il a besoin et avancer selon son niveau.

La distance devient alors un élément intégré au dispositif, plutôt qu’un frein à la montée en compétences. Les ressources restent disponibles au-delà des sessions animées et peuvent être consultées lorsque le besoin apparaît.

Cette continuité est particulièrement utile dans un projet d’adoption de Microsoft 365. Les usages évoluent avec le temps et les questions apparaissent souvent après les premières prises en main.

Ainsi, la formation Microsoft 365 devient un levier pour accompagner la modernisation des pratiques de travail au sein de la collectivité.

L’accompagnement de Mandarine Academy

Pour accompagner la Région Guadeloupe, Mandarine Academy a construit un dispositif associant plateforme de formation, contenus Microsoft 365 et accompagnement humain.

L’accompagnement repose sur plusieurs leviers : des parcours adaptés aux profils, des webinars à distance et un accès centralisé aux ressources depuis Mandarine LMS.

Cette combinaison permet d’agir à plusieurs niveaux. La plateforme apporte la souplesse nécessaire à l’apprentissage autonome. Les webinars créent des temps d’échange avec les formateurs. Enfin, les parcours ciblés permettent de rapprocher les contenus des besoins réels des agents.

La démarche permet également de soutenir les agents dans la prise en main des outils et de faciliter la transition vers de nouvelles pratiques collaboratives. Elle donne à la collectivité un dispositif capable d’accompagner les usages après le déploiement initial.

Au-delà du déploiement technique, Mandarine Academy aide ainsi la Région Guadeloupe à inscrire l’adoption de Microsoft 365 dans les usages quotidiens et dans la durée. L’objectif est de faire de la formation un appui continu à la transformation numérique, et non une action ponctuelle liée au lancement des outils.