La Poste modernise ses usages numériques avec Microsoft 365

Les étapes du projet La Poste :

Passer de Lotus Notes à Microsoft 365 sans repartir de zéro
La Poste déploie une formation Microsoft 365 en trois langues
Un accompagnement humain pour ancrer l’adoption
Les bénéfices du dispositif pour La Poste
Transformer la migration de La Poste en projet d’adoption
L’accompagnement de Mandarine Academy

La Poste est un groupe historique français engagé depuis plusieurs années dans une transformation profonde de ses activités et de ses outils numériques.

Dans ce contexte, une entité du groupe devait accompagner 2 000 collaborateurs dans la migration de Lotus Notes vers Microsoft 365.

Depuis 3 ans, La Poste fait confiance à Mandarine Academy pour accompagner cette transformation et soutenir l’adoption des nouveaux usages grâce à la solution Mandarine Adoption.

L’enjeu dépassait largement le changement de logiciel. Les équipes avaient développé de nombreux réflexes autour de Lotus Notes et devaient désormais retrouver leurs usages dans un nouvel environnement.

Plusieurs défis devaient donc être pris en compte :

accompagner la migration vers Microsoft 365 sans perdre les utilisateurs ;
aider les équipes à passer de leurs anciens usages aux nouveaux outils ;
proposer une formation adaptée à des niveaux de maturité numérique différents ;
former les collaborateurs en français, anglais et allemand ;
inscrire l’accompagnement dans la durée.

Passer de Lotus Notes à Microsoft 365 sans repartir de zéro

La migration depuis Lotus Notes implique un changement important pour les collaborateurs. Ils doivent retrouver leurs habitudes dans de nouveaux outils comme Outlook, Teams, SharePoint ou OneDrive.

Pour faciliter cette transition, Mandarine Academy a privilégié une approche basée sur les usages existants.

L’objectif n’était pas de demander aux utilisateurs d’oublier leurs anciennes pratiques. Au contraire, les parcours permettent de créer des repères entre Lotus Notes et Microsoft 365.

Cette pédagogie facilite la compréhension des nouveaux outils. Elle aide aussi les collaborateurs à identifier rapidement les fonctionnalités utiles à leur quotidien.

Les contenus sont centrés sur des situations concrètes : gérer ses échanges, partager des documents ou collaborer avec son équipe. Le dispositif s’appuie aussi sur un format e-learning, afin que chacun puisse progresser selon son niveau et son rythme.

Ainsi, la formation Microsoft 365 devient un véritable accompagnement au changement, plutôt qu’une simple présentation des fonctionnalités.

La Poste déploie une formation Microsoft 365 en trois langues

Le projet présentait également un enjeu important : proposer un même niveau d’accompagnement à plusieurs populations linguistiques.

Les contenus ont donc été rendus disponibles en :

français ;
anglais ;
allemand.

Cette approche permet aux collaborateurs de suivre leur parcours de formation dans leur langue de travail.

La dimension multilingue facilite également la diffusion du dispositif à grande échelle. Les équipes peuvent ainsi accéder aux mêmes ressources, tout en bénéficiant d’un environnement pédagogique adapté.

Au-delà de la traduction, l’objectif est de rendre les contenus compréhensibles et directement utilisables par chaque population.

Un accompagnement humain pour ancrer l'adoption

La plateforme de formation constitue un point d’accès central aux ressources. Cependant, la réussite du projet ne repose pas uniquement sur les contenus.

Mandarine Academy a également intégré un accompagnement humain au dispositif.

Des temps de questions-réponses et un support formateur permettent aux collaborateurs de trouver de l’aide lorsqu’un besoin apparaît.

Des actions ciblées peuvent également être menées auprès des populations qui rencontrent davantage de difficultés dans leur transition.

Cette combinaison entre autonomie et accompagnement permet de sécuriser la prise en main des nouveaux outils.

Elle permet aussi d’éviter une approche uniforme. Les collaborateurs peuvent avancer à leur rythme tout en retrouvant des contenus adaptés à leurs usages quotidiens.

Elle contribue surtout à faire de l’adoption de Microsoft 365 un processus progressif, adapté au rythme des collaborateurs.

Les bénéfices du dispositif pour La Poste

Grâce à ce dispositif, La Poste a pu accompagner ses collaborateurs dans une transition complexe entre deux environnements de travail.

Les principaux bénéfices du programme sont :

2 000 collaborateurs accompagnés dans la migration ;
une formation disponible en 3 langues ;
des parcours centrés sur la transition entre Lotus Notes et Microsoft 365 ;
un format e-learning permettant à chacun de progresser à son rythme ;
un accompagnement humain pour soutenir l’adoption des nouveaux outils ;
une relation de confiance installée depuis 3 ans autour de la solution Mandarine Adoption.

Le projet montre qu’une migration de grande ampleur ne peut pas se limiter au déploiement technique.

Pour réussir, les collaborateurs doivent comprendre les nouveaux outils, retrouver leurs repères et pouvoir être accompagnés lorsqu’ils en ont besoin.

Transformer la migration de La Poste en projet d’adoption

Changer d’environnement numérique bouleverse souvent des habitudes installées depuis plusieurs années.

Dans le cas de La Poste, l’enjeu était donc de transformer une migration technique en véritable projet d’adoption Microsoft 365.

La formation joue ici un rôle essentiel. Elle permet aux utilisateurs de créer des liens entre leurs anciennes pratiques et les nouveaux outils.

Cette approche réduit la rupture entre les deux environnements. Elle facilite aussi l’intégration progressive de nouvelles méthodes de travail.

Ainsi, la migration vers Microsoft 365 devient une évolution accompagnée des usages, et non un simple changement d’interface.

L’accompagnement de Mandarine Academy

Pour accompagner La Poste, Mandarine Academy a construit un dispositif autour de Mandarine Adoption Microsoft 365. Depuis 3 ans, cette solution soutient la montée en compétences des collaborateurs et l’évolution progressive de leurs usages numériques.

L’accompagnement repose sur plusieurs leviers : des parcours dédiés à la migration, des contenus disponibles en trois langues, un accès e-learning et un accompagnement humain.

La démarche s’appuie également sur les usages déjà maîtrisés par les collaborateurs. Cette approche permet de créer des passerelles entre Lotus Notes et Microsoft 365, plutôt que d’imposer une rupture brutale.

Au-delà de la formation, Mandarine Academy accompagne ainsi La Poste dans la conduite du changement et l’évolution durable des pratiques numériques. Cette continuité permet d’adapter le dispositif aux besoins des équipes et aux évolutions de Microsoft 365.

L’objectif est de permettre à chaque collaborateur de retrouver progressivement ses repères et de tirer pleinement parti de son nouvel environnement Microsoft 365.