Côtes-d'Armor : accompagner la migration vers Microsoft 365

Les étapes du projet Côtes-d’Armor :

Partir des acquis pour faciliter le passage à Microsoft 365
Découvrir de nouveaux usages collaboratifs
Un déploiement progressif avec Mandarine Adoption
Des parcours adaptés aux métiers du Département
Les bénéfices du dispositif pour les Côtes-d’Armor
L’accompagnement de Mandarine Academy

Le Département des Côtes-d’Armor accompagne près de 3 200 agents aux métiers très différents. Dans le cadre de la modernisation de son environnement numérique, la collectivité a engagé une migration de LibreOffice vers Microsoft 365.

Les agents maîtrisaient déjà leurs outils bureautiques et avaient développé des habitudes solides avec Writer, Calc et Impress. L’enjeu n’était donc pas de repartir de zéro, mais de transférer ces acquis vers le nouvel environnement tout en favorisant l’adoption de Microsoft 365.

Plusieurs enjeux devaient être pris en compte :

accompagner des profils métiers et des niveaux numériques très différents ;
faciliter la transition de LibreOffice vers Microsoft 365 ;
présenter les nouveaux usages collaboratifs de Teams, SharePoint et OneDrive ;
former des agents répartis sur plusieurs sites ;
déployer l’accompagnement progressivement pour mieux piloter l’adoption.

Partir des acquis pour faciliter le passage à Microsoft 365

Une migration bureautique ne signifie pas forcément que les utilisateurs doivent tout réapprendre.

Les agents connaissaient déjà les principaux usages d’un traitement de texte, d’un tableur ou d’un logiciel de présentation. Le défi consistait surtout à retrouver ces repères dans Word, Excel et PowerPoint.

Mandarine Academy a donc construit l’accompagnement autour d’une logique d’équivalences.

Les parcours permettent de faire le lien entre Writer et Word, Calc et Excel, ou encore Impress et PowerPoint. Les utilisateurs peuvent ainsi identifier ce qui change, tout en conservant les connaissances déjà acquises.

Cette approche réduit la rupture liée au changement d’environnement. Elle permet aussi de consacrer davantage de temps aux nouveaux usages propres à Microsoft 365.

Elle apporte également un bénéfice important pour les agents : leurs compétences ne sont pas remises en cause. Elles deviennent au contraire le point de départ de leur progression vers le nouvel environnement.

Ce positionnement pédagogique facilite l’acceptation du changement. Il permet de réduire la sensation de perte de repères souvent ressentie lors d’une migration bureautique.

La formation devient ainsi un moyen de transférer les compétences existantes, plutôt qu’un apprentissage complet depuis le début.

Découvrir de nouveaux usages collaboratifs

La transition ne concernait pas uniquement les outils bureautiques.

Avec Microsoft 365, les agents découvrent également un environnement plus collaboratif autour de Teams, SharePoint et OneDrive. Ces outils introduisent de nouvelles façons de partager des documents, d’échanger et de travailler en équipe.

Cet aspect nécessite un accompagnement spécifique. Contrairement au passage de Calc vers Excel, les collaborateurs ne disposent pas toujours d’un équivalent direct dans leur ancien environnement.

Les parcours permettent donc de distinguer deux dimensions : retrouver les usages connus dans les nouveaux outils, puis découvrir progressivement les possibilités offertes par le travail collaboratif.

Cette progression évite de multiplier les nouveautés en même temps. Elle facilite la prise en main et permet aux agents d’intégrer les nouveaux usages selon leurs besoins.

Le bénéfice pour la collectivité est double. Les agents retrouvent rapidement des fonctions qu’ils connaissent déjà, tout en découvrant progressivement les nouveaux usages collaboratifs.

La formation ne se limite donc pas au remplacement d’un outil par un autre. Elle accompagne aussi l’évolution des méthodes de travail vers davantage de partage et de collaboration.

Un déploiement progressif avec Mandarine Adoption

Pour accompagner une population de 3 200 agents, le Département a choisi une stratégie progressive.

Une première phase repose sur 500 licences Mandarine Adoption Microsoft 365, destinées aux populations prioritaires.

Cette approche permet de ne pas déployer le même dispositif auprès de tous les agents au même moment. Elle donne aussi au Département la possibilité de commencer sur un périmètre maîtrisé avant d’élargir l’accompagnement.

Les premiers utilisateurs peuvent découvrir les parcours, prendre en main les nouveaux outils et faire remonter leurs besoins. Le dispositif peut ensuite évoluer avant d’être élargi à d’autres populations.

Cette première vague joue donc un rôle essentiel. Elle permet de confronter les parcours aux usages réels, d’identifier les questions récurrentes et d’ajuster les contenus si nécessaire.

Cette logique facilite également le pilotage du projet. Les équipes disposent d’une meilleure visibilité sur l’avancement de la formation et peuvent identifier les besoins d’accompagnement supplémentaires.

Avec Mandarine Adoption, le Département ne dispose pas uniquement d’un catalogue de contenus. Il peut suivre la dynamique d’apprentissage et mieux cibler les actions à mener auprès des différentes populations.

Le déploiement progressif permet ainsi de concilier ampleur du projet et qualité de l’accompagnement.

Des parcours adaptés aux métiers du Département

Les besoins numériques d’un agent administratif ne sont pas les mêmes que ceux d’un travailleur social ou d’un technicien.

Mandarine Academy a donc adapté les contenus aux profils et aux usages des différentes populations. Chaque collaborateur peut accéder aux ressources les plus pertinentes pour son quotidien, sans être confronté à un catalogue trop large.

Cette personnalisation permet de rendre la formation Microsoft 365 plus concrète. Les utilisateurs peuvent se concentrer sur les outils et les fonctionnalités dont ils ont réellement besoin.

Elle évite également de mobiliser les agents sur des contenus éloignés de leur métier. Le temps consacré à la formation est ainsi mieux ciblé et plus facilement applicable dans le quotidien professionnel.

Le dispositif est également accessible à distance. Cette organisation répond à la dispersion des agents sur le territoire et limite les contraintes liées aux déplacements.

Ainsi, la formation reste disponible quel que soit le lieu de travail et peut s’intégrer plus facilement dans l’activité des équipes.

Pour le Département, cette combinaison entre personnalisation et accessibilité permet de proposer un cadre commun sans uniformiser les besoins. C’est un point essentiel dans une collectivité qui réunit de nombreux métiers et niveaux de maîtrise numérique.

Les bénéfices du dispositif pour les Côtes-d’Armor

Le projet du Département des Côtes-d’Armor montre qu’une migration bureautique peut devenir un véritable projet de montée en compétences numériques.

Au contraire, les compétences existantes peuvent devenir un point d’appui pour accélérer l’adoption de Microsoft 365.

En partant des usages déjà maîtrisés, les agents peuvent retrouver plus rapidement leurs repères. Ils peuvent ensuite élargir progressivement leurs pratiques vers les nouveaux outils collaboratifs.

Cette démarche limite le sentiment de rupture et donne davantage de sens à la formation.

Elle permet également de faire évoluer les pratiques sans imposer un changement brutal à l’ensemble des agents. Le déploiement par vagues donne au Département davantage de maîtrise sur le rythme de la transformation.

Les parcours métiers rendent de leur côté la formation plus pertinente. Les agents accèdent aux contenus qui répondent réellement à leurs besoins, tandis que la collectivité peut concentrer ses efforts sur les populations prioritaires.

Enfin, l’accès à distance permet de maintenir une même logique d’accompagnement sur l’ensemble du territoire. La dispersion géographique devient ainsi une contrainte intégrée au dispositif, plutôt qu’un frein à la formation.

La migration devient ainsi une montée en compétences numériques, et non un simple remplacement d’outils.

L’accompagnement de Mandarine Academy

Pour accompagner le Département des Côtes-d’Armor, Mandarine Academy a construit un dispositif autour de Mandarine Adoption et du catalogue de formation Microsoft 365.

La valeur du dispositif repose sur cette articulation. Les agents ne découvrent pas Microsoft 365 à travers un catalogue générique. Ils sont accompagnés depuis leurs acquis vers les usages qui correspondent à leur réalité professionnelle.

La plateforme permet également de suivre l’avancement des parcours et d’identifier les populations qui nécessitent davantage d’accompagnement. Le pilotage devient ainsi une composante à part entière du projet.

Cette visibilité permet au Département d’adapter les actions de formation au fur et à mesure du déploiement. Le dispositif peut évoluer selon les retours des premières populations accompagnées et les besoins observés sur le terrain.

Au-delà de la formation aux fonctionnalités, Mandarine Academy accompagne la collectivité dans la conduite du changement. L’objectif est de faciliter le passage vers Microsoft 365 tout en respectant les connaissances et les habitudes déjà acquises.

Le projet illustre ainsi la différence entre mettre des contenus de formation à disposition et piloter réellement une adoption Microsoft 365. La technologie change, mais l’accompagnement permet aux utilisateurs de rester acteurs de cette évolution.