Volkswagen Group Retail France : 3 000 collaborateurs à accompagner sur Microsoft 365

Les étapes du projet chez VRGF :

Le défi de l’adoption de Microsoft 365 dans 65 concessions
Des formations Microsoft 365 adaptées aux profils terrain, support et management
La méthodologie Prosci au service de l’accompagnement au changement
Un programme Microsoft 365 structuré sur un an
Les résultats obtenus auprès des 3 000 collaborateurs VGRF

Volkswagen Group Retail France (VGRF) est la filiale française de distribution directe de Porsche Holding Salzburg. Le groupe distribue en France huit marques automobiles majeures : Volkswagen, Audi, Skoda, Seat, Cupra, Porsche, Bentley et Volkswagen Utilitaire. À travers 65 concessions réparties sur le territoire, VGRF rassemble 3 000 collaborateurs aux métiers et usages numériques très différents : équipes commerciales, fonctions support, techniciens, managers et directeurs de concession.

Puis, dans le cadre du déploiement de Microsoft 365, VGRF souhaitait harmoniser les pratiques numériques sans proposer une formation identique à tous. L’enjeu : adapter l’accompagnement aux profils métiers, aux contraintes terrain et au niveau de maturité numérique de chaque collaborateur.

Plusieurs enjeux devaient être pris en compte :

accompagner 3 000 collaborateurs répartis sur 65 concessions ;
adapter la formation Microsoft 365 aux profils terrain, support et management ;
proposer des parcours courts et directement applicables ;
faciliter l’adoption de Microsoft 365 sans perturber l’activité commerciale ;
structurer l’accompagnement au changement avec la méthodologie Prosci.

VGRF : adapter la formation Microsoft 365 à chaque profil métier

Tout d’abord, quand VGRF a déployé Microsoft 365 dans ses 65 concessions, l’objectif dépassait la simple mise à disposition de nouveaux outils. Il fallait faire évoluer durablement les pratiques de travail tout en tenant compte de la diversité des métiers du réseau.

Le principal défi : proposer un accompagnement Microsoft 365 adapté à chaque profil, sans imposer le même parcours à l’ensemble des 3 000 collaborateurs.

Trois grandes catégories d’utilisateurs ont ainsi été identifiées :

Les équipes terrain : vendeurs, conseillers commerciaux et chargés d’accueil utilisent principalement Outlook, Teams et OneDrive. Leurs formations doivent être courtes, pratiques et directement applicables en concession.
Les fonctions support : administration, comptabilité, ressources humaines ou marketing ont des usages plus avancés de Teams, SharePoint et Microsoft 365 pour collaborer et gérer les documents.
Les managers : directeurs de concession, chefs des ventes et responsables après-vente utilisent les outils pour piloter, communiquer et coordonner leurs équipes. Leur engagement joue également un rôle essentiel dans l’adoption de Microsoft 365 par les collaborateurs.

Cette segmentation permet à VGRF d’harmoniser les pratiques numériques à l’échelle du réseau sans uniformiser la formation. Chaque collaborateur accède ainsi aux compétences réellement utiles à son métier et à son quotidien.

Trois profils, trois expériences de formation

Ainsi, Mandarine Academy a structuré le programme autour de cette réalité tripartite. Plutôt que de proposer un catalogue unique à l’ensemble des 3 000 collaborateurs de VGRF, le dispositif a été conçu comme trois expériences pédagogiques distinctes, pensées pour résonner avec le quotidien de chaque profil.

Équipes terrain

Modules courts, accessibles sur mobile, centrés sur Outlook, Teams et OneDrive dans les usages relation client.

Fonctions support

Parcours plus complet sur SharePoint, Power Platform et la gestion collaborative des documents en concession.

Management

Focus sur les outils de pilotage, la communication d’équipe et l’exemplarité dans l’usage des outils collaboratifs.

La plateforme de formation Mandarine Learn a servi de pivot central à ce dispositif : chaque collaborateur, selon son profil, accède à son parcours personnalisé dès sa connexion. Pas de surinformation, pas de contenu hors sujet. Mais en effet uniquement les ressources dont il a besoin pour progresser dans ses usages quotidiens.

La méthodologie Prosci pour accompagner l’adoption de Microsoft 365

De plus, pour soutenir l’adoption de Microsoft 365 dans la durée, Mandarine Academy a intégré la méthodologie Prosci au dispositif VGRF. L’objectif : ne pas limiter le projet à la formation aux outils, mais accompagner aussi les collaborateurs dans le changement de leurs habitudes de travail.

La méthode ADKAR appliquée au projet VGRF

Ensuite, le modèle ADKAR de Prosci structure le changement autour de cinq étapes : comprendre la transformation, donner envie d’y participer, acquérir les connaissances nécessaires, les mettre en pratique et renforcer les nouveaux usages dans le temps.

Ainsi, chez VGRF, cette approche a notamment permis de donner un rôle central aux directeurs et managers de concession. Au-delà de leur propre maîtrise de Microsoft 365, ils ont été accompagnés pour devenir des relais du changement auprès de leurs équipes et favoriser une adoption durable des nouveaux usages numériques.

Un programme Microsoft 365 structuré sur un an pour VRGF

Pour accompagner 3 000 collaborateurs répartis sur 65 concessions, Mandarine Academy a structuré le programme VGRF en trois phases complémentaires. L’objectif : déployer rapidement les formations, tout en gardant un suivi précis de l’adoption de Microsoft 365.

Phase 1 : Cadrer les usages et personnaliser les parcours
Audit des besoins, segmentation des trois profils métiers et construction de
Phase 2 : Déployer les formations à distance
Ouverture de la plateforme Mandarine, accès aux ressources en autonomie et sessions de formation à distance adaptées aux équipes terrain, support et management.
Phase 3 : Mesurer et renforcer l’adoption
Suivi des usages, tableaux de bord, actions de renforcement et ajustement des parcours selon les retours des concessions et les principes de la

La présence de VGRF sur 65 sites en France a naturellement renforcé le rôle du distanciel. Les collaborateurs pouvaient ainsi se former sans multiplier les déplacements ni interrompre l’activité en concession. Ce format a aussi favorisé une montée en compétences plus autonome, utile pour inscrire les nouveaux usages Microsoft 365 dans la durée.

Les principaux résultats du programme

une adoption structurée de Microsoft 365 à l’échelle du réseau VGRF ;
des parcours différenciés selon les trois profils métiers identifiés ;
des directeurs et managers de concession accompagnés comme relais du changement grâce à la méthodologie Prosci ;
un dispositif majoritairement à distance, adapté aux contraintes des équipes en concession ;
des pratiques numériques plus homogènes entre les 65 sites, facilitant la collaboration et le partage d’information.

Au-delà du déploiement initial, le dispositif a permis d’installer une logique d’accompagnement au changement Microsoft 365 durable, pensée pour les contraintes d’un réseau automobile multi-sites.

Ce que VGRF révèle de la transformation numérique dans la distribution

Pour conclure, le projet VGRF illustre une réalité souvent sous-estimée dans les programmes de déploiement Microsoft 365. Dans un réseau de distribution multi-sites, la cohérence est une performance. Par conséquent, faire en sorte que 3 000 collaborateurs répartis sur 65 concessions adoptent les mêmes outils avec un niveau de maîtrise homogène représente un véritable défi organisationnel et pédagogique.

Ce que Mandarine Academy a apporté ici, c’est la conviction que cette cohérence ne s’impose pas. Elle se construit. En effet, elle repose sur des parcours Microsoft 365 adaptés aux métiers des directeurs de concession. Eux mêmes formés à devenir de véritables relais du changement. Et une plateforme qui rend la formation accessible au rythme du quotidien en concession.

Pour les réseaux de distribution automobile, et plus largement pour toutes les organisations où collaborateurs terrain et fonctions support coexistent sur de nombreux sites, le modèle VGRF offre une feuille de route claire. Segmenter les profils, personnaliser les parcours, intégrer l’accompagnement au changement dès la conception et ancrer durablement les nouveaux usages numériques.

Vous pilotez un programme Microsoft 365 sur un réseau multi-sites ? Découvrez ainsi comment Mandarine Academy structure des dispositifs de formation Microsoft 365 précis et différenciés pour accompagner l’adoption des outils dans les organisations réparties sur plusieurs sites ou concessions.