Groupe VYV : refondre la Digital Workplace en préservant l'humain au cœur

Les grandes étapes du projet Groupe VYV :

La transformation de la Digital Workplace du Groupe VYV
Les enjeux d’adoption de Microsoft 365 et du nouvel intranet
Le rôle du réseau d’ambassadeurs internes
Le dispositif Mandarine Adoption Microsoft 365
Les résultats obtenus auprès des 450 collaborateurs

Premier acteur mutualiste de santé et protection sociale en France, le Groupe VYV a engagé une refonte profonde de son environnement numérique de travail. Un projet techniquement ambitieux, mais surtout humainement exigeant, confié à Mandarine Academy pour que l’adoption soit à la hauteur de la transformation.

Ainsi, au sein du groupe, 450 collaborateurs occupent des fonctions stratégiques et support. Leurs usages numériques sont variés et s’inscrivent dans une culture d’entreprise fortement attachée à la solidarité, à la proximité et au respect de chacun.

Par conséquent, plusieurs enjeux devaient être pris en compte :

favoriser une adoption durable de Microsoft 365 au-delà du simple déploiement des outils ;
accompagner les collaborateurs dans le changement sans imposer de nouveaux usages ;
faire du nouvel intranet un point d’entrée central pour l’information et la vie interne ;
proposer des formations adaptées aux usages réels des équipes ;
s’appuyer sur un réseau d’ambassadeurs internes pour prolonger l’accompagnement dans la durée.

Le premier acteur mutualiste face à sa propre transformation

Tout d’abord, le Groupe VYV n’est pas qu’une organisation, c’est une conviction. Héritière d’une longue tradition mutualiste française, l’entreprise protège et accompagne des millions de personnes. En effet, elle les accompagne dans les moments les plus sensibles de leur vie : la maladie, la dépendance, le handicap, la vieillesse. Cette mission d’utilité sociale irrigue profondément sa culture interne, fondée sur des valeurs de bienveillance. Mais aussi de solidarité et de respect de chaque individu.

Un acteur mutualiste de premier plan

Premier acteur mutualiste de santé et protection sociale en France, le Groupe VYV rassemble de nombreuses mutuelles et entreprises du secteur sanitaire, médico-social et social. Ses collaborateurs du siège portent les fonctions stratégiques et support qui permettent à l’ensemble du groupe de fonctionner au quotidien.

C’est ainsi dans ce contexte de profond respect de l’humain que le Groupe VYV a initié un chantier numérique d’envergure : la refonte complète de sa Digital Workplace, avec l’intégration d’un nouvel intranet et la migration vers Microsoft 365. Un projet techniquement structurant, mais dont la réussite dépendait avant tout de la capacité à embarquer les collaborateurs dans le changement, sans les brusquer ni les laisser seuls face à de nouveaux outils.

De plus, dans le secteur mutualiste, la bienveillance ne s’arrête pas aux adhérents. Elle s’applique aussi aux collaborateurs, y compris quand on leur demande de changer leurs habitudes de travail.

Un projet de transformation à la mesure des valeurs du groupe VYV

La refonte de la Digital Workplace du Groupe VYV ne se résumait pas à remplacer des outils par d’autres. En effet, elle impliquait une transformation en profondeur des modes de travail. Mais aussi de la communication interne et de la collaboration entre équipes. Trois enjeux majeurs ont structuré le projet dès le départ :

Favoriser l’adoption réelle, pas seulement l’accès
Déployer Microsoft 365 et un nouvel intranet, c’est facile. Faire en sorte que les collaborateurs les utilisent vraiment, efficacement, dans leur quotidien professionnel, c’est une tout autre histoire. VYV voulait une adoption profonde, pas une utilisation de surface.
Accompagner sans imposer :
La culture mutualiste de VYV exclut toute approche autoritaire ou descendante. L’accompagnement devait être proposé, pas subi. Il devait donner envie, susciter la curiosité, respecter le rythme de chacun.
Intégrer l’intranet comme pivot de la vie interne :
Puis le nouvel intranet n’est pas qu’un outil de communication : c’est l’espace commun où se construit le sentiment d’appartenance au groupe. Son adoption conditionnait directement la réussite de la transformation culturelle visée.

L'approche Mandarine : personnalisation et réseau humainVYV

Pour répondre à ces enjeux, Mandarine Academy a déployé un dispositif structuré autour de trois dimensions complémentaires, conçues pour fonctionner ensemble et se renforcer mutuellement.

Une plateforme personnalisée à l'image de VYV

Mise en place de la plateforme Mandarine Adoption avec une identité visuelle, des parcours et des contenus adaptés aux spécificités du groupe mutualiste.

Des cours sur-mesure ancrés dans les usages métier

Conception de modules spécifiques sur les usages Microsoft 365 propres aux collaborateurs VYV. Pas des formations génériques, mais des contenus pensés pour leurs situations réelles.

Des formations sur site pour les profils prioritaires

Des interventions en présentiel pour les équipes les plus stratégiques, garantissant un accompagnement humain direct là où il est le plus nécessaire.

Cette combinaison, plateforme digitale personnalisée, contenus sur mesure, présence humaine sur site, reflète une philosophie que Mandarine Academy a progressivement affinée au fil de ses projets dans le secteur de la santé et de la protection sociale : la technologie seule ne crée pas l’adoption, c’est le lien humain qui la déclenche.

Le réseau d'ambassadeurs : le pari de l'intelligence collective du groupe VYV

L’un des éléments les plus distinctifs du projet VYV est la mise en place d’un réseau d’ambassadeurs internes. Plutôt que de s’appuyer uniquement sur des formateurs externes, Mandarine Academy a co-construit avec VYV un maillage de relais internes — des collaborateurs volontaires, formés et outillés pour accompagner leurs collègues dans l’adoption de Microsoft 365 et des nouveaux usages numériques.

Pourquoi le réseau d’ambassadeurs change tout

Un ambassadeur interne n’est pas un formateur, c’est un pair. Il partage les mêmes contraintes, connaît les mêmes réalités opérationnelles et parle la même langue professionnelle que ses collègues. Quand il dit “Teams m’a simplifié la coordination avec mon équipe”, cela résonne différemment que si c’est un formateur externe qui le dit. C’est le principe de la preuve sociale appliqué à l’accompagnement du changement numérique.

Ces ambassadeurs constituent le cœur vivant du dispositif. En effet, ils relaient les communications, répondent aux questions du quotidien, identifient les résistances et les remontent à l’équipe projet. Ils transforment ainsi une démarche top-down en dynamique horizontale. Beaucoup plus en phase avec la culture VYV, et contribuent à ancrer durablement les nouveaux usages dans les équipes.

Une Digital Workplace pensée pour durer

Pour accompagner cette transformation, Mandarine Academy a déployé Mandarine Adoption Microsoft 365 autour de quatre leviers complémentaires :

une plateforme personnalisée aux couleurs et aux usages du Groupe VYV ;
des modules sur mesure autour de Microsoft 365 et du nouvel intranet ;
un réseau d’ambassadeurs internes pour relayer les usages au quotidien ;
des formations sur site pour les équipes prioritaires et les besoins les plus spécifiques.

L’objectif était de faire du nouvel intranet un véritable point d’entrée de la vie interne, tout en facilitant l’adoption de Teams, SharePoint et Microsoft 365 dans les usages quotidiens.

Des résultats ancrés dans la durée pour le groupe VYV

Trois ans après le lancement du partenariat, la transformation s’inscrit dans les habitudes de travail. Les équipes s’appuient davantage sur Teams pour collaborer, sur SharePoint pour partager les documents et sur l’intranet comme source d’information de référence.

Le dispositif a permis de consolider plusieurs acquis : une adoption durable de Microsoft 365, un intranet intégré aux usages, un réseau d’ambassadeurs toujours actif et des contenus sur mesure disponibles en continu sur la plateforme.

Ce que ce projet révèle de la transformation numérique dans le secteur mutualiste

Le projet VYV illustre une réalité que les organisations à forte identité culturelle connaissent intimement : la transformation numérique n’est pas neutre culturellement. Elle ne peut pas être menée de la même manière dans une banque d’investissement et dans un groupe mutualiste dont la raison d’être est le soin et la solidarité.

Chez VYV, chaque décision liée au déploiement numérique devait passer l’épreuve des valeurs :

Est-ce que cette approche respecte nos collaborateurs ?
Est-ce qu’elle donne envie plutôt qu’elle n’impose ?
Est-ce qu’elle crée du lien plutôt qu’elle n’en détruit ?

C’est en intégrant ces exigences, pas comme des contraintes, mais comme des opportunités pédagogiques, que Mandarine Academy a pu construire un dispositif qui fait aujourd’hui partie du paysage quotidien du Groupe VYV. Une transformation numérique réussie est toujours, au fond, une transformation humaine bien accompagnée.

Vous portez un projet de Digital Workplace dans le secteur de la santé ou du social ? Découvrez comment Mandarine Academy adapte son dispositif aux valeurs et aux spécificités culturelles de votre organisation.