L’EPT Grand Paris Grand Est forme ses agents aux outils collaboratifs

Créé en 2016, Grand Paris Grand Est est un établissement public territorial (EPT) qui regroupe 14 communes du département de la Seine-Saint-Denis. L’EPT oeuvre au respect des espaces naturels et des identités locales des ses 399809 habitants. Ses 80 conseillers territoriaux orientent et pilotent l’action du territoire, et ses 225 agents assurent au quotidien des missions de service public de proximité. Dans ce contexte, l’enjeu était de renforcer les usages collaboratifs et d’accompagner l’adoption d’outils Microsft 365 adaptés aux besoins et aux réalité de terrain :

Déploiement d’Office 365 et ouverture de canaux Teams dans certains services
Un objectif clair : réduire les emails et développer la collaboration (coédition, partage documentaire, GED)
Un dispositif hybride : 4 jours de présentiel + 21 sessions à distance
Une plateforme dédiée pour apprendre en autonomie : 820 vidéos consultées et 154 inscriptions aux visioconférences

Faire évoluer les pratiques collaboratives avec Microsoft 365

Les agents de l’EPT avaient déjà un pied dans le numérique, avec du télétravail en place pour 100 d’entre eux avant même la crise COVID. Les outils Office bureautiques de Microsoft étaient utilisés, mais sans Office 365, c’est-à-dire sans l’environnement qui connecte l’ensemble des outils entre eux et facilite les usages collaboratifs. Les équipes avaient donc besoin d’approfondir leurs pratiques : travailler ensemble sur les documents, partager efficacement, mieux s’organiser et collaborer au quotidien.

L’EPT a alors déployé Office 365 et ouvert des canaux Teams dans certains services. En parallèle, d’autres projets internes liés au digital existaient déjà (sensibilisation à l’hameçonnage et à la RGPD). Pour autant, l’enjeu n’était pas uniquement “d’avoir l’outil”, mais bien de mettre en place les bons usages et de créer des réflexes durables.

Un défi d'adoption : des profils variés, des besoins différents

Pour optimiser les usages, les agents avaient besoin d’aller plus loin. Les usages et les niveaux de maturité numérique étaient très hétérogènes, car l’EPT emploie à la fois des cadres, des agents techniques et des agents administratifs. Chacun a des contraintes différentes, des habitudes distinctes et des situations de travail spécifiques : l’accompagnement devait donc être concret, progressif et directement applicable.

Grand Paris Grand Est avait alors pour enjeu de faire comprendre l’arrivée des nouveaux outils et d’encourager leur utilisation de manière très opérationnelle. Le but : faire baisser la quantité de mails en utilisant davantage Teams, encourager la coédition, former au partage de documents et à la GED, ainsi qu’à SharePoint et Forms. Tout un programme et surtout un changement de pratiques à accompagner pas à pas.

Une plateforme de formation pour progresser en autonomie

Pour prolonger la dynamique au-delà des sessions en direct, les agents de Grand Paris Grand Est ont eu accès à l’ensemble des contenus Microsoft 365 conçus par nos équipes via leur plateforme de formation dédiée. L’objectif : permettre à chacun d’avancer à son rythme, de revoir un point précis quand il en a besoin, et de consolider les acquis dans la durée, sans dépendre uniquement de sessions planifiées.

La plateforme est gérée entre nos équipes et le client. Les utilisateurs peuvent consulter les contenus à tout moment ou s’inscrire à des formations en visioconférence pour bénéficier de l’assistance d’un formateur et poser leurs questions. Avec 820 vidéos consultées et 154 inscriptions aux visioconférences, les agents ont bénéficié d’une progression logique et adaptée à leurs besoins. Pour les équipes responsables du projet en interne, la plateforme a également simplifié la gestion des formations : un point d’entrée unique pour les contenus, les inscriptions et la continuité de l’accompagnement.

L'accompagnement de Mandarine Academy

Pour lancer la formation et accompagner la prise en main des nouveaux outils, nous avons mis en place des sessions en direct dédiées à des sujets précis. Cette approche permet de répondre vite aux besoins, de lever les blocages et d’ancrer des usages dès les premières semaines.

Sur les territoires principaux, les agents ont été accompagnés pendant 4 jours en présentiel afin de rassurer les personnes peu habituées au distanciel et renforcer l’efficacité grâce à l’interaction. Répartis sur 14 communes, certains se sont déplacés pour en bénéficier. Pour compléter et assurer la continuité, 21 formations à distance ont ensuite été organisées, accessibles à tous quel que soit le lieu de travail.

Les thématiques ont été définies au plus près des besoins : une première étape sur Teams (dans le contexte post-COVID), puis, après un sondage, un focus très demandé sur Planner et Forms, pour former sur ce qui est réellement utile au quotidien.

Notre accompagnement s’adapte à vos contraintes : volume d’apprenants, thématiques, niveau, langues… pour construire un dispositif sur-mesure et durable.